[Teil 2] Zur richtigen Zeit am richtigen Ort mit dem richtigen Budget

[Teil 2] Zur richtigen Zeit am richtigen Ort mit dem richtigen Budget

Eine erfolgreiche Veranstaltung braucht immer auch gute Voraussetzungen. Dabei spielt das Datum und der Austragungsort eine entscheidende Rolle. Im ersten Teil hast du die Ziele festgelegt und auf dieser Grundlage kannst du nun den Austragungsort sehr leicht auswählen, da die Rahmenbedingungen durch deine Ziele vorgegeben sind und von externen Rahmenbedingungen zusätzlich eingegrenzt werden. Natürlich kannst du auch eine extravagante Location im Freien wählen, aber hier besteht der X-Faktor Wetter und somit wird das wohl eher schwierig, aber nicht unmöglich. Als Sportverein hast du die Chance bei der Stadt eine bevorzugte Hallenmiete zu erhalten, im Gegensatz zu kommerziellen Anbietern. Such dir einen schönen Austragungsort aus, der ein gutes Ambiente bietet. Wenn möglich sollte es auch nicht die Trainingshalle sein, da die Veranstaltung dann für die eigenen Mitglieder zu etwas Besonderem wird.

Parallel zum Austragungsort ist der Tag entscheidend. Natürlich sind Wochenenden dafür sehr geeignet, weil viele Karateka Arbeitnehmer sind und unter der Woche arbeiten. Am Wochenende ist dann Zeit für Freizeit und Aktivitäten. Sonntag gilt dabei als Familientag, an dem reisen eher nicht so gewünscht sind, weil die Familie im Vordergrund steht. Samstag ist zumeist ein guter Tag. Ferien eignen sich auch immer um andere Formate neben Veranstaltungen anzubieten, aber das soll jetzt hier nicht Thema sein. Achte auf Feiertage, Brückentage, sodass du nicht gerade einen Tag erwischst, an dem viele Teilnehmer anderweitig verplant sind.

Nachdem wir das Datum und den Austragungsort besprochen haben, möchte ich dich noch auf die zusätzlichen Punkte in der Planung hinweisen. Du brauchst für die Veranstaltung Helfer, Equipment und entsprechende Mehrwerte, die dem Teilnehmer etwas mitgeben, was er nicht erwartet hat oder durch welche der Teilnehmer die Veranstaltung in Erinnerung behält, wie beispielsweise Lehrgangs T-Shirts, Autogrammkarten, Bilder oder andere Give Aways. Die Möglichkeiten sind vielfältig, aber wichtig ist, dass du dir im Vorfeld darüber Gedanken machst.

Heutzutage ist es wichtig sich mit der Veranstaltung abzuheben und etwas anders zu machen wie alle anderen. Um auch hier die richtige Balance zu finden, solltest du dir sicherheitshalber eine Finanzübersicht erstellen. Diese sollte natürlich alle Ausgaben neben dem Referenten enthalten wie Helfergeld, Essen, Equipment, zusätzliche Goodies für die Teilnehmer etc. Kalkuliere die Einnahmen dagegen und sei dabei bitte nicht zu optimistisch, sondern eher pessimistisch. Plane mit dem so genannten „Worst Case“, d.h. dem schlimmsten realistisch vorstellbaren Szenario. Bist du immer noch überzeugt, dass du deine Ziele erreichen und mit dem Worst Case leben kannst? Falls ja, dann gibt es gute Neuigkeiten, denn jetzt gilt es ranzuklotzen und das Event auf die Siegerstraße zu bekommen.

Kommentare

Hinterlasse einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

*

YouTube aktivieren?

Auf dieser Seite gibt es mind. ein YouTube Video. Cookies für diese Website wurden abgelehnt. Dadurch können keine YouTube Videos mehr angezeigt werden, weil YouTube ohne Cookies und Tracking Mechanismen nicht funktioniert. Willst du YouTube dennoch freischalten?